Gestion des ressources numériques : plus qu’un simple stockage, de réels gains de productivité

Inévitablement, le phénomène grandissant de digitalisation des entreprises les amène à gérer un volume de ressources numériques toujours plus conséquent. Un labyrinthe de données au sein duquel il est nécessaire de s’y retrouver pour faciliter les échanges de fichiers et augmenter sa productivité. Il devient alors indispensable de se tourner vers des logiciels de gestion des ressources numériques répondant à ces besoins.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des ressources numériques ?

C’est un fait, les entreprises gèrent aujourd’hui de plus en plus de ressources numériques dans leurs activités. Une dynamique qui s’est renforcée ces dernières années et deviendra incontournable à l’avenir. Une majorité d’entreprises et surtout celles de taille plus imposante ont beaucoup à perdre si elles ne parviennent pas à organiser et simplifier le stockage et l’échange de leurs ressources numériques. 

Plusieurs indicateurs internes montrent qu’il est temps pour les entreprises de se munir d’un logiciel de gestion de ressources numériques ou DAM en anglais (Digital Asset Management). À commencer par la récurrence des situations où les collaborateurs et les partenaires s’échangent des mails incluant des visuels de plus en plus lourds. Un procédé peu pratique surtout si à l’origine, un temps précieux est perdu à rechercher des visuels ou des fichiers sans parvenir à trouver la bonne version. Enfin, le recours à une solution digitale dédiée est suggéré quand le processus de création et de validation des ressources est majoritairement manuel, notamment par mail, par messagerie instantanée ou encore par téléphone. L’utilisation d’un DAM permettrait dans ce cas de simplifier les processus de décisions en notifiant directement les parties prenantes d’un projet dès lors qu’il y a une modification à effectuer et/ou à valider.

Un gain de temps et de productivité

Un DAM est un logiciel qui n’est pas seulement limité au stockage, au partage ainsi qu’à l’hébergement de fichiers, il permet aussi d’organiser, de sauvegarder et de simplifier l’accès aux nombreuses ressources numériques. Le premier avantage d’un tel outil est le gain de temps car même un DAM relativement basique permet de simplifier les processus de travail en réduisant le nombre d’intermédiaires pour accéder à une ressource. Et en s’intégrant à divers logiciels de création, le partage et l’accessibilité des ressources s’automatisent, favorisant la coordination des équipes sur les projets en cours.

Si du temps est gagné sur un grand nombre de tâches, le processus de production n’en est qu’accéléré et la productivité augmentée. Selon une étude SerdaLAB menée en 2016, la productivité des organisations qui ont adopté un outil de DAM croît en moyenne de 34%. En effet, l’utilisation d’un système DAM peut, à titre d’exemple, éviter une duplication des tâches, ce qui signifie que moins de ressources sont mobilisées dans le cadre d’un projet. Cette approche est aussi efficace pour réduire les coûts que donner de la valeur à ce qui est produit.

Un besoin devenu nécessité avec la crise sanitaire

L’arrivée brutale et massive du télétravail a fait l’effet d’un choc pour les entreprises, contraignant tout le monde ou presque à basculer d’une culture fondée sur le présentiel à une organisation de travail à distance. Dans le monde de la gestion des ressources numériques, si certains problèmes pouvaient encore se régler plus ou moins rapidement sur site, l’apparition du télétravail a largement réduit les échanges et complexifié l’accès aux différentes bases de données au sein de l’entreprise. 

Les équipes ont donc eu besoin impérativement d’un accès simple et hiérarchisé aux ressources. Quelques mois plus tard, ce besoin est devenu une réelle nécessité. L’utilisation d’un DAM avec un accès à distance via le Cloud est aujourd’hui vivement conseillée pour que les entreprises puissent assurer la continuité de leurs projets.

Cette tendance ne va que s’accentuer du fait de la digitalisation croissante et de la présence renforcée du télétravail dans les années à venir. Cette nouvelle disposition doit également inciter les éditeurs de logiciels de ressources numériques à innover pour offrir aux entreprises des conditions de travail optimales, que l’on soit en télétravail ou en présentiel.

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