La technologie offre des opportunités en transformant notre façon de travailler

C’est une évidence, personne n’admettra être opposé à la collaboration. Demandez à un millier de PDG s’ils considèrent la collaboration comme importante pour leur entreprise, et ils hocheront tous la tête à l’unisson. Mais c’est précisément ce consensus qui nous pousse à approfondir la manière dont les entreprises sont structurées afin de pouvoir libérer le potentiel émanant d’une collaboration réellement créatrice de valeur.

Il faut comprendre comment la structure d’une entreprise (les processus, procédures et pratiques de communication) affecte la qualité service. L’omniprésence des stratégies visant à améliorer l’efficacité fait qu’elles se retrouvent souvent diluées dans les innombrables projets en cours, alors qu’elles sont plus importantes que jamais dans le climat actuel.

Il y a dix ans, la technologie mobile révolutionnait le lieu de travail, en promettant un bureau sans frontières et sans papier, ainsi que la fin des horaires de travail classiques. C’est aujourd’hui une réalité, ou tout du moins une possibilité, dans toutes les entreprises.

En effet, grâce aux outils de collaboration, il est désormais possible de suivre l’activité en temps réel, même lorsque les employés sont répartis aux quatre coins du monde, au bureau, dans le train, ou sur le terrain.

Le terme “outil de collaboration” renvoie à la technologie qui permet à plusieurs personnes d’accéder en même temps au même document, à tout moment de la journée ou de la nuit, afin de partager facilement des idées, des liens, des photos, des vidéos et bien plus encore. Il s’agit donc d’une technologie qui permet aux entreprises de travailler efficacement sur des projets, quel que soit le lieu de travail de leurs employés.

Les outils collaboratifs et l’autonomie dopent le bien-être au travail

Le cloud a un impact résolument positif sur la manière de travailler. Grâce aux outils de collaboration en ligne basés sur le cloud, les employés bénéficient d’une plus grande autonomie, ce qui permet d’accompagner les entreprises dans les nouveaux enjeux d’un monde en perpétuel changement. Ces avantages ne sont pas liés à la technologie en soi, mais plutôt à ce qu’elle offre comme possibilités. En effet, nous pouvons trouver de nombreuses études où les individus déclarent être plus heureux et créatifs dans un environnement de travail flexible et collaboratif.

Ces derniers sont fermement convaincus que la technologie et les outils de collaboration les aideront à générer de nouvelles opportunités, à favoriser l’innovation et à trouver des solutions plus créatives. Ces attitudes positives révèlent que les plateformes de collaboration contribuent à accroître l’efficacité des entreprises tout en les aidant à accélérer la livraison de leurs ouvrages, à créer des ventes additionnelles et à améliorer la satisfaction clients.

Liberté et efficacité collaborative vont de pair

Un cruel paradoxe. À l’heure des intranets 2.0, des portails collaboratifs et des autres réseaux sociaux d’entreprise, 6 personnes sur 10 rencontrent encore au moins un obstacle à la collaboration. Ces limites nuisent aux actions de base du travail à plusieurs : échange d’informations en dehors de l’entreprise (avec un client ou un sous-traitant), coédition d’un document ou encore accès multiplateforme (PC, tablette, smartphone, etc.). 

Il faut reconnaître que l’orchestration de l’organisation du travail en 2020 n’a pas été chose aisée. Nous assistons d’un côté à une multiplication des tâches, à une fragmentation des journées et à une prolifération des appareils, et de l’autre, à un réel besoin d’agilité. Le management des entreprises doit veiller à ce que des équipes pluridisciplinaires puissent travailler efficacement ensemble et en temps réel sur de multiples projets, qu’elles soient à l’agence ou sur le chantier.

Une grande partie d’entre nous a vécu ce type de projets qui, à force de consultations tous azimuts (de toutes les “parties prenantes”, sauf des utilisateurs) et d’inventaires à la Prévert des fonctions souhaitées, perdent de vue l’essentiel : le bien-être technologique des utilisateurs. Autrement dit, la possibilité donnée à chaque utilisateur de recourir à la solution la plus adaptée à son contexte de vie, professionnel comme personnel. Ce contexte comprend d’innombrables paramètres : la nature et la disponibilité des interlocuteurs au quotidien, le niveau de nomadisme, les horaires réels de travail, le type d’informations échangées, etc.

L’enjeu est donc bien le suivant : permettre à l’utilisateur d’opter pour des solutions adaptées à son quotidien.

L’ergonomie, premier ambassadeur de la collaboration en entreprise

Les outils numériques occupent une place importante dans nos vies. Nous y consacrons beaucoup de temps et nous attendons d’eux qu’ils nous aident à être plus efficaces, plus disponibles, plus contributifs. Ils sont aussi plus nombreux. Naturellement, nous ne pouvons pas dépenser notre temps et notre énergie à maîtriser ces dispositifs pour arriver à nos fins.

Réflexion identique pour les outils de l’entreprise. Solutions bureautiques, systèmes de partage, réseaux d’entreprise… Les nouveaux dispositifs collaboratifs portent de nombreuses promesses. Mais il faut que les utilisateurs se les approprient. C’est une condition décisive pour atteindre et dépasser la masse critique qui aidera au succès de leur déploiement.

En effet, à quoi bon engager un projet collaboratif, voire transformationnel, si les collaborateurs n’adoptent pas les outils proposés ? Les ont-ils seulement appréhendés ? Quel effort doivent-ils fournir pour les intégrer dans leur quotidien ? Les apprécient-ils ? Et si l’ergonomie était le facteur clé de succès ?

L’interface utilisateur est cruciale pour ces outils de collaboration. L’important est  la simplicité qu’ils offrent. Quel que soit le device ou la plateforme, le design est le vecteur d’une expérience utilisateur accessible, complète et sans couture.

Il faut masquer la complexité pour l’utilisateur, sans pour autant l’écarter des fonctionnalités les plus avancées. Un vrai challenge ! Mais c’est cette même simplicité qui favorisera une adoption massive de l’outil collaboratif. Proposer une interface claire, lisible, cohérente à travers tous les supports accélère le travail individuel comme le processus d’adoption par davantage d’utilisateurs ; et donc la force du réseau. Moins de menus, moins de boutons, moins de clics, mais plus d’actions, plus d’efficacité et plus d’utilisateurs.

Cette démarche est essentielle pour répondre aux besoins des utilisateurs. De tous les utilisateurs. À de nombreux égards (productivité, management, qualité du travail), les outils collaboratifs ne peuvent être pensés ou réservés à une élite ou à une catégorie spécifique de l’organisation. Nous n’avons pas tous le même penchant pour le numérique, mais les outils ne doivent pas créer de fracture dans l’entreprise. Quand elle opère sa transformation numérique, il appartient à l’organisation de ne laisser aucun collaborateur sur le bord de la route, et d’embarquer tout le monde.

La transformation numérique : un processus technologique et culturel

Comme nous le rappelle la loi d’Amara : “Nous avons tendance à surestimer l’incidence d’une nouvelle technologie à court terme et à la sous-estimer à long terme”. Une observation qui s’applique également au débat sur le travail de demain.

Il s’agit d’un sujet sensible, car le travail joue pour beaucoup dans notre identité. Et bien qu’il semble peu probable que les robots finissent par tous nous remplacer ou que nous entrions dans une ère de chômage total, la technologie va fondamentalement changer notre façon de travailler.

La transformation numérique va nous amener à acquérir de nouvelles compétences et de nouveaux comportements. Il s’agira d’un processus à la fois technologique et culturel qui nécessitera une action de la part des individus, des entreprises et des responsables politiques.

Au niveau individuel, la technologie peut nous aider à collaborer plus efficacement, mais nous avons également besoin de consacrer du temps à la contemplation et de respecter l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle de nos collègues, mais aussi le nôtre.

Au niveau de l’entreprise, il faut établir un partenariat intelligent entre les machines et les humains : les machines se chargeraient des tâches administratives afin que les humains puissent se concentrer sur ce qu’ils font de mieux, à savoir innover et collaborer. Les humains doivent être capables d’exploiter les super-pouvoirs de l’intelligence artificielle à leur avantage.

Ce changement de culture d’entreprise est l’occasion pour les espaces de travail collaboratifs de prendre le devant de la scène, car ils contribuent à éliminer les silos organisationnels, à accroître la transparence et le partage des connaissances, et à créer un espace propice à la collaboration interne et externe.

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