11 règles pour faire de la vidéoconférence un atout plutôt qu’une corvée

Une réunion en vidéoconférence est avant tout une réunion. Par conséquent, les bonnes pratiques qui s’appliquent au face-à-face s’appliquent aussi à distance et sont d’autant plus importantes que l’engagement de tous les participants est plus difficile à maintenir derrière leur écran.

Préparez la réunion 

Plus encore que pour une réunion classique, il est crucial d’avoir un programme précis, connu de tous et de se préparer en conséquence. La première question à se poser – trop souvent sans réponse claire – est la suivante : quel est le but de ce rendez-vous ? Vous pouvez bien sûr prévoir du temps supplémentaire pour les discussions hors réunion, mais le modérateur doit toujours surveiller l’avancée de celle-ci et être prêt à intervenir pour que tout se déroule comme prévu.

Fixez les modalités de participation de chacun

Plus le nombre de participants à la conférence est élevé, plus il convient de fixer des règles strictes qui définissent le rôle de chacun. Comment une demande d’intervention sera-t-elle remarquée ? Quand faut-il poser des questions ? Y a-t-il une personne chargée de prendre des notes ? Est-il prévu que tout le monde allume ou éteigne sa caméra ? Qui a la parole et sur quels sujets ? Respecter ces règles dès le début permettra à chacun d’être plus détendu et plus productif au fur et à mesure que la réunion se déroule.

Explicitez la durée et le rythme voulu

Les premiers mots de bienvenue et de présentation donnent souvent le rythme et la dynamique de toute la réunion. Si vous gérez volontairement la cadence de la réunion dès le début, de manière à ce que sa dynamique serve son objectif, vous tirerez le meilleur parti du temps qui lui est consacré de la part de tous les participants.

Assurez-vous que la réunion porte ses fruits

En particulier dans un contexte où le nombre de réunions virtuelles est exponentiel, il est utile de fixer par écrit les points les plus importants pendant ou directement après la réunion et, dans l’idéal, de les communiquer aux autres participants. Un consensus sera ainsi établi pour les prochains cycles de discussion et tout le monde pourra y voir plus clair quant aux prochaines mesures concrètes à prendre.

Prévoyez des pauses

Les visioconférences peuvent s’avérer fatigantes au même titre qu’une réunion, peut-être plus. C’est pourquoi il est important de prévoir des pauses régulières si elle est amenée à – cela vaut également pour le travail à l’écran en général. De nos jours, les réunions virtuelles sont à l’origine d’un type de stress particulier: la “fatigue Zoom”. Si vous organisez vos moments de pauses en conséquence, vous pourrez exploiter le temps qu’il vous reste de façon plus efficace.

Au-delà des règles élémentaires qui s’appliquent à toutes les réunions, la vidéoconférence a sa propre étiquette et ses propres bonnes pratiques. Pour le confort de tous et l’efficacité de l’équipe, il est important que tous les participants s’y conforment.

Choisissez une plateforme vidéo accessible facilement

Rien n’est plus gênant que de constater, trop tard, que certains participants n’ont pas accès à l’application de visioconférence utilisée. En tant qu’organisateur, choisir une plateforme adéquate et disponible pour tous est le premier pas. Ce n’est de fait pas le choix qui manque, y compris gratuit. Il est recommandé d’utiliser des plateformes intuitives et simples. Les plateformes sans inscriptions et sans installation locales sont à favoriser si vous n’êtes pas certains des restrictions en vigueur chez vos interlocuteurs.

Évitez les bruits de fond

Pouvoir travailler de n’importe où et à n’importe quel moment est l’un des principaux avantages de la technologie moderne. Toutefois, les lieux publics très fréquentés ne se prêtent clairement pas aux visioconférences. La musique et d‘autres bruits de fond tels que les bruits de travaux de construction doivent également être évités autant que possible. C’est pourquoi il est préférable de privilégier un lieu de travail où la porte peut être fermée si nécessaire. Une pancarte “Ne pas déranger” peut trouver son utilité.

Soignez votre apparence:

Si votre caméra est allumée, vous devez faire attention à votre propre apparence. Qu’y a-t-il derrière vous ? La lumière vous éclaire-t-elle suffisamment ? Êtes-vous convenablement habillé pour votre rendez-vous ? Tous ces détails vous permettent d‘assurer un contexte professionnel à la réunion et de faire une nette distinction entre travail et vie privée.

Utilisez un casque

Outre une connexion Internet stable, le casque fait partie du matériel classique employé pour les discussions vidéo. Si le microphone est placé directement devant votre bouche, votre intelligibilité sera considérablement améliorée. Dans le même temps, le bruit ambiant est réduit. En outre, avant le début de la réunion, il convient de vérifier si le microphone fonctionne et est correctement réglé.

Désactivez votre micro

dans les moments où vous n’intervenez pas, il est préférable que vous désactiviez votre microphone. Les bruits de fond tels qu‘une sonnerie de téléphone, le cliquetis d‘un clavier ou des bruits de souffle importants seront ainsi atténués.

Restez concentré

Il convient d’éviter autant que possible d’effectuer plusieurs tâches en même temps. Le contact visuel aide également à maintenir le ton de la réunion. En vidéo, la personne se trouvant face à vous remarquera immédiatement lorsque vous vaquez à d’autres occupations.

En suivant ces quelques règles, vous pourrez profiter pleinement des avantages des solutions de collaboration modernes et maintenir une productivité élevée malgré un contexte contraignant.

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